Na šta treba obratiti pažnju pri izboru kancelarijske multifunkcionalne mašine?

0
Šta tražiti pri izboru multifunkcionalnog uređaja za kancelariju

Multifunkcionalni uređaji za kancelarije se nude u velikom broju brendova i tipova. Grupa poznata na engleskom kao Multi-Function Printer (MFP) uključuje jeftinu tržišnu opremu i mašine koje u potpunosti zaslužuju naziv mobilnih centara za kreiranje i upravljanje dokumentima kompanije. Savetujemo vam na šta da obratite posebnu pažnju da biste izabrali optimalni MFP.

Pre nego što počnete da birate multifunkcionalni uređaji za kancelariju, saznajte koje mogućnosti nude MFP uređaji. Zahvaljujući tome, nećete moći da izaberete samo ono najbolje za svoje potrebe multifunkcionalne fotokopirne mašine, ali takođe nećete preplatiti opremu koju možda nikada nećete koristiti.

Koje su mogućnosti kancelarijskog MFP-a?

Bilo koji savremenik MFP je mašina koja obavlja poslove štampanja, kopiranja, skeniranja i faksiranja dokumenata. Takođe je vredno uzeti u obzir specifične funkcije uređaja i mogućnost njegovog proširenja dodatnim ležištima za papir i prijemnim ležištima. Oni značajno proširuju mogućnosti MFP-a. Na primer, vrhunski multifunkcionalni aparati za kopiranje nude osnovne fioke sa kapacitetom od nekoliko stotina listova - do nekoliko hiljada listova kada se nadograde. Za veličinu ležišta treba izabrati odgovarajuće prijemnike za štampanje. 

Važan deo svakog velikog multifunkcionalnog fotokopirnog uređaja su finišeri, odnosno specijalni moduli koji omogućavaju doradu dokumenata. To može biti štancanje, heftanje ili savijanje gotovih otisaka. MFP-ovi takođe mogu pravilno da rasporede stranice dokumenata za pravljenje brošura ili da odvoje (sortiranje po smenama) seriju otisaka.

Druga grupa MFP funkcionalnosti je softver za upravljanje dokumentima. Glavno pitanje je mogućnost kreiranja poštanskih sandučića za korisnike. Oni dozvoljavaju, između ostalog čuvati određene dokumente za štampanje, skeniranje, kopiranje i slanje faksa. Kao rezultat toga, značajno se ubrzava obrada dokumenata kao što su cenovniki ili često korišćeni obrasci. Korisnička kutija je takođe laka za slanje i deljenje, kao i pregled i mobilno štampanje dokumenata sa nivoa veb pretraživača ili aplikacije za pametne telefone.

MFP uređaji imaju efikasne mehanizme kontrole pristupa. Identifikacija ovlašćenih korisnika (autentifikacija) može se izvršiti pomoću lozinke, posebne kartice ili na osnovu verifikacije otiska prsta. Svaki od njih ima posebna prava pristupa.

Oni su važno pitanje eko funkcije multifunkcionalnih uređaja, odnosno kontrolisanje vremena spavanja na način da se ono prilagodi stvarnom radnom vremenu. Neki MFP uređaji mogu da skeniraju dokumente bez zagrevanja štampača ili da ograniče pozadinsko osvetljenje kontrolne table kada to nije neophodno.

Ovo su samo najvažnije grupe funkcionalnosti koje nude MFP uređaji. Njihova praktična korisnost zavisi od kvaliteta, brzine i pouzdanosti obavljanja pojedinačnih zadataka.

Kako odabrati parametre višenamenskog uređaja?

Postoje značajne razlike koje morate uzeti u obzir pri kupovini multifunkcionalnih uređaja za vašu kancelariju su u specifičnim radnim parametrima. Na šta treba obratiti pažnju, savetuje predstavnik kompanije DKS u Gdanjsku, dobavljač kancelarijske opreme: – Za ljude koji nemaju tehničko znanje i ne žele da gube vreme proučavajući specifikacije, najvažnija smernica pri izboru MFP-a je mesečna količina kopija (štampa). Proizvođači obezbeđuju minimalnu i maksimalnu vrednost. Razlika između njih može biti zaista značajna, na primer za Konica Minolta Bizhub C658 to će biti 33000, odnosno 200000 stranica mesečno. Pod pretpostavkom da je mašina dostupna samo tokom radnog vremena, odnosno oko 160 sati mesečno, optimalna pokrivenost štampe podrazumeva štampanje preko 3 stranice, a maksimalno preko 20 stranica po minutu rada. Dovoljno je proceniti prosečne mesečne potrebe štampe u kompaniji i izabrati uređaj sa sličnom vrednošću optimalnog mesečnog obima štampe. Ako je vrednost prosečne potražnje blizu maksimalnog mesečnog obima štampanja određenog uređaja, on možda neće moći da podnese periodična povećanja opterećenja štampanja.

Definisanje potražnje za štampanjem omogućava vam da suzite skup mašina od kojih možete izabrati optimalni model za kupovinu, lizing ili iznajmljivanje. Međutim, ovo nije jedini važan pokazatelj. Pre donošenja konačne odluke, razmotrite sledeće varijable:

  • podržane veličine papira - izbor između A4 i A3 uređaja je ključan, što značajno utiče na nabavnu cenu MFP-a - uređaji dobre klase podržavaju unapred definisane (standardne) formate, ali vam takođe omogućavaju da odredite sopstvene dimenzije papira, a često su opremljeni i opcija štampanja banera,
  • težina papira - pre kupovine vredi proveriti koju težinu papira uređaj podržava, uzimajući u obzir i maksimalnu težinu papira pogodnog za dvostrano štampanje (automatsko dvostrano štampanje),
  • boja štampe - iako može izgledati očigledno, kupovina uređaja za štampanje u boji nije očigledna: ako možete eliminisati ili minimizirati štampanje u boji, a istovremeno želite maksimalnu efikasnost, onda će optimalan izbor biti efikasna crno-bela poslovna klasa MFP,
  • rezolucija skeniranja / štampanja - Rezolucija od 300 dpi je dovoljna za rukovanje dokumentima, dok je za štampanje fotografija ili grafičkih dizajna potrebna minimalna rezolucija od 600 × 600 dpi, a po mogućnosti 1200 × 1200 dpi i više, 
  • podržani formati datoteka - odnosi se na formate datoteka u koje uređaj može da sačuva skenirane dokumente i formate datoteka koje može da štampa, uključujući direktno štampanje, bez otvaranja u odgovarajućem programu za uređivanje.

Pokrili smo samo najvažnije, najočiglednije kriterijume za izbor kancelarijskog multifunkcionalnog uređaja. Postoji mnogo više varijabli koje se mogu pokazati važnima. Sve zavisi od vaših potreba. Stoga je osnova za optimalan izbor MFP-a tačno utvrđivanje potreba za štampanjem, skeniranjem i kopiranjem u vašoj kompaniji.

Спонзорисани чланак