Na kaj morate biti pozorni pri izbiri pisarniškega večnamenskega stroja?

0
Na kaj iskati pri izbiri večnamenske naprave za pisarno

Večnamenske pisarniške naprave so na voljo v številnih znamkah in vrstah. Skupina, znana v angleščini kot Multi-Function Printer (MFP), vključuje poceni tržno opremo in stroje, ki si v celoti zaslužijo ime mobilnih centrov za ustvarjanje in upravljanje dokumentov podjetja. Svetujemo vam, na kaj morate biti še posebej pozorni, da izberete optimalno večnamensko napravo.

Preden začnete izbirati večnamenske naprave za pisarno, ugotovite, kakšne možnosti ponujajo večnamenske naprave. Zahvaljujoč temu ne boste mogli izbrati le najboljšega za svoje potrebe večnamenski fotokopirni stroji, vendar tudi ne boste preplačali za opremo, ki je morda nikoli ne boste uporabljali.

Kakšne so možnosti pisarniške večnamenske naprave?

Vsak sodobnik MFP je naprava, ki opravlja naloge tiskanja, kopiranja, skeniranja in faksiranja dokumentov. Prav tako je vredno upoštevati posebne funkcije naprave in možnost njene razširitve z dodatnimi pladnji za papir in sprejemnimi pladnji. Znatno razširijo zmogljivosti večnamenskih naprav. Večnamenski kopirni stroji višjega cenovnega razreda na primer ponujajo osnovne pladnje z zmogljivostjo več sto listov – do več tisoč listov ob nadgradnji. Za velikost pladnjev je treba izbrati ustrezne sprejemnike za tiskanje. 

Pomemben del vsakega velikega večnamenskega kopirnega stroja so finišerji, torej posebni moduli, ki omogočajo dodelavo dokumentov. Lahko je štancanje, spenjanje ali zlaganje končnih odtisov. Večnamenske naprave lahko tudi ustrezno razporedijo strani dokumentov za izdelavo knjižic ali ločijo (premično razvrščanje) serijo natisov.

Druga skupina funkcij MFP je programska oprema za upravljanje dokumentov. Glavna težava je možnost ustvarjanja poštnih predalov za uporabnike. Dopuščajo med drugim shranite opravila tiskanja, skeniranja, kopiranja in faksiranja za določene dokumente. Posledično se bistveno pospeši obdelava dokumentov, kot so ceniki ali pogosto uporabljeni obrazci. Uporabniško škatlo je tudi enostavno pošiljati in deliti, pa tudi predogled in mobilno tiskanje dokumentov na ravni spletnega brskalnika ali aplikacije za pametne telefone.

Večnamenske naprave imajo učinkovite mehanizme za nadzor dostopa. Identifikacija pooblaščenih uporabnikov (avtentikacija) se lahko izvede s pomočjo gesla, posebne kartice ali na podlagi preverjanja prstnih odtisov. Vsak od njih ima posamezne posebne pravice dostopa.

So pomembno vprašanje eko funkcije večnamenskih naprav, to je nadzor časa spanja na način, da se prilagodi dejanskemu delovnemu času. Nekatere večnamenske naprave lahko skenirajo dokumente brez ogrevanja tiskalnika ali omejijo osvetlitev nadzorne plošče, kadar to ni potrebno.

To so le najpomembnejše skupine funkcionalnosti, ki jih ponujajo naprave MFP. Njihova praktična uporabnost je odvisna od kakovosti, hitrosti in zanesljivosti izvajanja posameznih nalog.

Kako izbrati parametre večnamenske naprave?

Obstajajo bistvene razlike, ki jih morate upoštevati pri nakupu večnamenskih naprav za vašo pisarno, so v specifičnih parametrih delovanja. Na kaj morate biti pozorni, vam svetuje predstavnik podjetja DKS v Gdansku, dobavitelji pisarniške opreme: - Za ljudi, ki nimajo tehničnega znanja in ne želijo izgubljati časa s preučevanjem specifikacij, je najpomembnejše vodilo pri izbiri večnamenske naprave mesečna količina kopij (tiskanja). Proizvajalci zagotavljajo minimalno in največjo vrednost. Neskladje med njima je lahko res veliko, na primer za Konica Minolta Bizhub C658 bo 33000 oziroma 200000 strani na mesec. Ob predpostavki, da je stroj na voljo le v času uradnih ur, torej približno 160 ur na mesec, optimalna pokritost tiska pomeni tiskanje preko 3 strani, največ pa več kot 20 strani na minuto dela. Dovolj je oceniti povprečne mesečne potrebe po tiskanju v podjetju in izbrati napravo s podobno vrednostjo optimalnega mesečnega obsega tiska. Če je vrednost povprečnega povpraševanja blizu največjega mesečnega obsega tiskanja določene naprave, morda ne bo zmogla občasnega povečanja obremenitve tiskanja.

Določitev povpraševanja po tisku vam omogoča zožitev nabora strojev, med katerimi lahko izberete optimalen model za nakup, zakup ali najem. Vendar to ni edini pomemben kazalnik. Preden sprejmete končno odločitev, upoštevajte naslednje spremenljivke:

  • podprte velikosti papirja - ključna je izbira med napravami A4 in A3, kar pomembno vpliva na nakupno ceno večnamenske naprave - naprave dobrega razreda podpirajo vnaprej določene (standardne) formate, omogočajo pa tudi določanje lastnih dimenzij papirja, pogosto pa so tudi opremljene z možnost tiskanja pasic,
  • teža papirja - pred nakupom je vredno preveriti, kakšno težo papirja naprava podpira, pri čemer je treba upoštevati tudi največjo težo papirja, primernega za obojestransko tiskanje (avtomatsko obojestransko tiskanje),
  • barva tiska - čeprav se morda zdi očitno, nakup naprave za barvno tiskanje ni očiten: če lahko odpravite ali zmanjšate barvno tiskanje, hkrati pa želite največjo učinkovitost, potem bo optimalna izbira učinkovit črno-beli poslovni razred večnamenska naprava,
  • ločljivost skeniranja/tiskanja - za obdelavo dokumentov zadostuje ločljivost 300 dpi, medtem ko je za tiskanje fotografij ali grafičnih dizajnov potrebna minimalna ločljivost 600 × 600 dpi, po možnosti 1200 × 1200 dpi in več, 
  • podprti formati datotek - velja za formate datotek, v katere lahko naprava shrani skenirane dokumente in formate datotek, ki jih lahko natisne, vključno z neposrednim tiskanjem, ne da bi jih odprla v ustreznem programu za urejanje.

Zajeli smo le najpomembnejše, najbolj očitne kriterije za izbiro pisarniškega večnamenskega tiskalnika. Obstaja veliko več spremenljivk, ki se lahko izkažejo za pomembne. Vse je odvisno od tega, kakšne so vaše potrebe. Zato je osnova za optimalno izbiro večnamenskih naprav natančno določitev potreb po tiskanju, skeniranju in kopiranju v vašem podjetju.

Sponzorirani članek