Na čo sa zamerať pri výbere kancelárskeho multifunkčného stroja?

0
Na čo si dať pozor pri výbere multifunkčného zariadenia do kancelárie

Multifunkčné zariadenia pre kancelárie sú ponúkané v širokej škále značiek a typov. Skupina v angličtine známa ako Multi-Function Printer (MFP) zahŕňa lacné trhové zariadenia a stroje, ktoré si plne zaslúžia pomenovanie mobilné centrá na tvorbu a správu firemných dokumentov. Poradíme vám, na čo si dať obzvlášť pozor pri výbere optimálneho MFP.

Než začnete vyberať multifunkčné zariadenia do kancelárie, zistite, aké možnosti ponúkajú multifunkčné zariadenia. Vďaka tomu si budete môcť vybrať nielen to najlepšie pre vaše potreby multifunkčné kopírky, ale nepreplatíte ani zariadenie, ktoré možno nikdy nevyužijete.

Aké sú možnosti kancelárskej MFP?

Akýkoľvek súčasník MFP je zariadenie, ktoré vykonáva úlohy tlače, kopírovania, skenovania a faxovania dokumentov. Oplatí sa vziať do úvahy aj špecifické funkcie zariadenia a možnosť jeho rozšírenia o ďalšie zásobníky papiera a prijímacie zásobníky. Výrazne rozširujú možnosti multifunkčných zariadení. Napríklad špičkové multifunkčné kopírky ponúkajú základné zásobníky s kapacitou niekoľko stoviek listov – po modernizácii až niekoľko tisíc listov. Pre veľkosť zásobníkov by sa mali zvoliť vhodné tlačové prijímače. 

Dôležitou časťou každej veľkej multifunkčnej kopírky sú finišery, teda špeciálne moduly, ktoré umožňujú dokončovanie dokumentov. Môže ísť o dierovanie, zošívanie alebo skladanie hotových výtlačkov. Multifunkčné zariadenia môžu tiež správne usporiadať strany dokumentov na výrobu brožúr alebo oddeliť (triedenie na zmeny) dávku výtlačkov.

Ďalšou skupinou funkcií MFP je softvér na správu dokumentov. Hlavným problémom je možnosť vytvárania poštových schránok pre používateľov. Umožňujú okrem iného ukladať špecifické dokumenty na tlač, skenovanie, kopírovanie a faxovanie. Vďaka tomu sa výrazne zrýchli spracovanie dokumentov ako sú cenníky alebo často používané formuláre. Užívateľskú schránku možno tiež jednoducho odosielať a zdieľať, ako aj náhľad a mobilnú tlač dokumentov z úrovne webového prehliadača alebo aplikácie v smartfóne.

Multifunkčné zariadenia majú účinné mechanizmy kontroly prístupu. Identifikácia oprávnených používateľov (autentifikácia) môže byť vykonaná pomocou hesla, špeciálnej karty alebo na základe overenia odtlačkom prsta. Každý z nich má individuálne špecifické prístupové práva.

Sú dôležitou otázkou eko funkcie multifunkčných zariadenít.j. riadenie času spánku tak, aby sa prispôsobilo skutočnému pracovnému času. Niektoré multifunkčné zariadenia dokážu skenovať dokumenty bez zahriatia tlačiarne alebo obmedziť podsvietenie ovládacieho panela, keď to nie je potrebné.

Toto sú len najdôležitejšie skupiny funkcií, ktoré ponúkajú MFP zariadenia. Ich praktická využiteľnosť závisí od kvality, rýchlosti a spoľahlivosti vykonávania jednotlivých úloh.

Ako si vybrať parametre multifunkčného zariadenia?

Podstatné rozdiely, ktoré musíte zohľadniť pri kúpe multifunkčných zariadení do vašej kancelárie, sú v konkrétnych prevádzkových parametroch. Na čo by ste si mali dať pozor, radí zástupca spoločnosti DKS v Gdansku, dodávatelia kancelárskej techniky: - Pre ľudí, ktorí nemajú technické znalosti a nechcú strácať čas študovaním špecifikácií, je najdôležitejším vodítkom pri výbere MFP mesačný objem kópií (tlače). Výrobcovia uvádzajú minimálnu a maximálnu hodnotu. Rozdiel medzi nimi môže byť naozaj výrazný, napríklad pre Konica Minolta Bizhub C658 to bude 33000 200000, respektíve 160 3 strán mesačne. Za predpokladu, že stroj je dostupný len v úradných hodinách, teda cca 20 hodín mesačne, optimálne pokrytie tlače znamená tlač nad XNUMX strany a maximálne nad XNUMX strán za minútu práce. Stačí odhadnúť priemernú mesačnú potrebu tlače vo firme a vybrať zariadenie s podobnou hodnotou optimálneho mesačného objemu tlače. Ak je hodnota priemerného dopytu blízka maximálnemu mesačnému objemu tlače konkrétneho zariadenia, nemusí byť schopné zvládnuť pravidelné zvyšovanie tlačového zaťaženia.

Definovanie dopytu po tlači umožňuje zúžiť množinu strojov, z ktorých si môžete vybrať optimálny model na kúpu, leasing alebo prenájom. Toto však nie je jediný dôležitý ukazovateľ. Pred konečným rozhodnutím zvážte nasledujúce premenné:

  • podporované veľkosti papiera - kľúčový je výber medzi zariadeniami A4 a A3, čo výrazne ovplyvňuje obstarávaciu cenu MFP - zariadenia dobrej triedy podporujú preddefinované (štandardné) formáty, ale umožňujú aj špecifikáciu vlastných rozmerov papiera a často sú vybavené aj tzv. možnosť tlače bannerov,
  • gramáž papiera - pred kúpou sa oplatí skontrolovať, akú gramáž papiera zariadenie podporuje, aj s ohľadom na maximálnu hmotnosť papiera vhodného pre obojstrannú tlač (automatická obojstranná tlač),
  • farba potlače - hoci sa to môže zdať samozrejmé, kúpa zariadenia na farebnú tlač nie je samozrejmá: ak dokážete eliminovať alebo minimalizovať farebnú tlač a zároveň chcete maximálnu efektivitu, potom optimálnou voľbou bude efektívna čiernobiela biznis trieda MFP,
  • rozlíšenie skenovania / tlače - na spracovanie dokumentov postačuje rozlíšenie 300 dpi, zatiaľ čo tlač fotografií alebo grafických návrhov vyžaduje minimálne rozlíšenie 600 × 600 dpi, najlepšie 1200 × 1200 dpi a vyššie, 
  • podporované formáty súborov - vzťahuje sa na formáty súborov, do ktorých môže zariadenie ukladať naskenované dokumenty a formáty súborov, ktoré dokáže vytlačiť, vrátane priamej tlače, bez toho, aby ich otváralo v príslušnom editačnom programe.

Zaoberali sme sa len najdôležitejšími a najzrejmejšími kritériami pre výber kancelárskeho multifunkčného zariadenia. Existuje oveľa viac premenných, ktoré sa môžu ukázať ako dôležité. Všetko závisí od toho, aké sú vaše potreby. Základom optimálneho výberu MFP je preto presné určenie potrieb tlače, skenovania a kopírovania vo vašej spoločnosti.

Sponzorovaný článok