La ce să cauți atunci când alegi o mașină multifuncțională de birou?

0
ce trebuie luat în considerare atunci când alegeți un dispozitiv multifuncțional pentru birou

Dispozitivele multifuncționale pentru birouri sunt oferite într-o mare varietate de mărci și tipuri. Grupul cunoscut în limba engleză sub numele de Multi-Function Printer (MFP) include echipamente ieftine de pe piață și mașini care merită pe deplin numele de centre mobile pentru crearea și gestionarea documentelor companiei. Vă sfătuim la ce să acordați o atenție deosebită pentru a alege MFP-ul optim.

Înainte de a începe să alegeți dispozitive multifuncționale pentru birou, aflați ce posibilități oferă MFP-urile. Datorită acestui lucru, nu numai că îl vei putea alege pe cel mai potrivit pentru nevoile tale fotocopiatoare multifunctionale, dar nici nu veți plăti în exces pentru echipamente pe care s-ar putea să nu le utilizați niciodată.

Care sunt posibilitățile unui MFP de birou?

Orice contemporan Un MFP este o mașină care îndeplinește sarcinile de tipărire, copiere, scanare și trimitere prin fax a documentelor. De asemenea, merită să țineți cont de funcțiile specifice ale dispozitivului și de posibilitatea extinderii acestuia cu tăvi suplimentare de hârtie și tăvi de primire. Acestea extind semnificativ capacitățile MFP-urilor. De exemplu, copiatoarele multifuncționale de ultimă generație oferă tăvi de bază cu o capacitate de câteva sute de coli - până la câteva mii de coli atunci când sunt actualizate. Trebuie selectate receptoare de imprimare adecvate pentru dimensiunea tăvilor. 

O secțiune importantă a oricărui copiator multifuncțional mare sunt finisoare, adică module speciale care permit finisarea documentelor. Poate fi perforarea, capsarea sau plierea tipăritelor finite. MFP-urile pot aranja, de asemenea, paginile documentelor în mod corespunzător pentru realizarea broșurilor sau pot separa (sortare prin schimbare) un lot de imprimări.

Un alt grup de funcționalități MFP este software de gestionare a documentelor. Problema principală este posibilitatea de a crea cutii poștale pentru utilizatori. Ele permit, printre altele stocați lucrări de imprimare, scanare, copiere și fax pentru anumite documente. Ca urmare, procesarea documentelor precum listele de prețuri sau formularele utilizate frecvent este accelerată semnificativ. Caseta de utilizator este, de asemenea, ușor de trimis și partajat, precum și de previzualizare și imprimare mobilă a documentelor de la nivelul unui browser web sau al unei aplicații pentru smartphone.

MFP-urile au mecanisme eficiente de control al accesului. Identificarea utilizatorilor autorizați (autentificare) se poate face prin intermediul unei parole, a unui card special sau pe baza verificării amprentei. Fiecare dintre ele are drepturi individuale de acces specifice.

Sunt o problemă importantă funcțiile eco ale dispozitivelor multifuncționale, adică controlul timpului de somn în așa fel încât să îl ajusteze la orele de lucru efective. Unele MFP-uri pot scana documente fără a încălzi imprimanta sau pot limita iluminarea de fundal a panoului de control atunci când nu este necesară.

Acestea sunt doar cele mai importante grupuri de funcționalități oferite de dispozitivele MFP. Utilitatea lor practică depinde de calitatea, viteza și fiabilitatea îndeplinirii sarcinilor individuale.

Cum să alegi parametrii unui dispozitiv multifuncțional?

Există diferențe semnificative de care trebuie să țineți cont atunci când cumpărați dispozitive multifuncționale pentru biroul dvs. sunt în parametrii specifici de funcționare. La ce ar trebui să fii atent este sfătuit de reprezentantul companiei DKS în Gdańsk, furnizori de echipamente de birou: - Pentru persoanele care nu au cunoștințe tehnice și nu doresc să piardă timpul studiind specificațiile, cel mai important ghid atunci când aleg un MFP este volumul lunar de copiere (printare). Producătorii oferă o valoare minimă și maximă. Discrepanța dintre ele poate fi cu adevărat semnificativă, de exemplu pentru Konica Minolta Bizhub C658 va fi de 33000, respectiv 200000 de pagini pe lună. Presupunând că aparatul este disponibil doar în timpul orelor de birou, adică aproximativ 160 de ore pe lună, acoperirea optimă de imprimare înseamnă imprimarea a peste 3 pagini, iar maximul peste 20 de pagini pe minut de lucru. Este suficient să estimați nevoile medii lunare de imprimare în companie și să selectați un dispozitiv cu o valoare similară a volumului lunar optim de imprimare. Dacă valoarea cererii medii se apropie de volumul maxim lunar de imprimare al unui anumit dispozitiv, este posibil ca acesta să nu poată face față creșterilor periodice ale încărcăturii de imprimare.

Definirea cererii de imprimare vă permite să restrângeți setul de mașini din care puteți alege modelul optim pentru cumpărare, leasing sau închiriere. Cu toate acestea, acesta nu este singurul indicator important. Înainte de a lua decizia finală, luați în considerare următoarele variabile:

  • dimensiunile de hârtie acceptate - alegerea între dispozitivele A4 și A3 este esențială, ceea ce afectează semnificativ prețul de achiziție al MFP - dispozitivele de bună clasă acceptă formate predefinite (standard), dar vă permit și să specificați propriile dimensiuni ale hârtiei și sunt adesea echipate și cu opțiune de imprimare banner,
  • greutatea hârtiei - înainte de a cumpăra, merită să verificați ce greutate hârtie suportă dispozitivul, ținând cont și de greutatea maximă a hârtiei potrivită pentru imprimarea duplex (imprimare automată față-verso);
  • culoarea imprimării - deși poate părea evident, achiziționarea unui dispozitiv de imprimare color nu este evidentă: dacă poți elimina sau minimiza imprimarea color, și în același timp vrei eficiență maximă, atunci alegerea optimă va fi o clasă business alb-negru eficientă MFP,
  • rezoluție de scanare / imprimare - o rezoluție de 300 dpi este suficientă pentru a gestiona documente, în timp ce imprimarea fotografiilor sau a desenelor grafice necesită o rezoluție minimă de 600 × 600 dpi și, de preferință, 1200 × 1200 dpi și mai mare; 
  • formate de fișiere acceptate - se aplică formatelor de fișiere în care dispozitivul poate salva documente scanate și formatelor de fișiere pe care le poate imprima, inclusiv imprimarea directă, fără a le deschide într-un program de editare adecvat.

Am acoperit doar cele mai importante și mai evidente criterii pentru selectarea unei imprimante multifuncționale de birou. Există mult mai multe variabile care se pot dovedi importante. Totul depinde de nevoile tale. Prin urmare, baza pentru selecția optimă a MFP-urilor este determinarea precisă a nevoilor de imprimare, scanare și copiere în compania dumneavoastră.

Articol sponsorizat