Microsoft Office 365 – poradnik

Microsoft Office 365 jest zintegrowanym systemem usług, który wyposażony w innowacyjne funkcje i narzędzia pomaga pracownikom użytkować lepsze, szybsze oraz większe możliwości pracy. Odpowiada na potrzeby obecnych czasów, które mają niewiele wspólnego z fizycznymi dokumentami papierowymi. Dzięki temu po prostu praca staje się łatwiejsza. Users can work on documents simultaneously instead of waiting for them to be emailed back and forth, they can share and collaborate on spreadsheets without sending attachments back and forth, they can access files from anywhere (not just their desk), and they no longer have to worry about losing files when transferring them from computer to computer or office to home.

Odkrywamy Office 365

Office 365 to usługa oparta na chmurze, co oznacza, że jest ona hostowana na serwerach utrzymywanych przez firmę zewnętrzną. Gdy korzystasz z usługi Office 365, takiej jak Exchange lub SharePoint, Twoje dane są przechowywane na ich serwerach, a nie na Twoim komputerze.

Niektóre z zalet korzystania z usługi Office 365 obejmują:

• Masz dostęp do swoich plików z każdego urządzenia z dostępem do Internetu.
• Możesz mieć nieograniczoną liczbę użytkowników współpracujących nad jednym dokumentem.
• Możesz udostępniać duże pliki bez obaw o wysyłanie ich pocztą elektroniczną.
• Możesz przechowywać swoje pliki w chmurze, więc nie musisz się martwić o ich utratę, jeśli Twój komputer się zepsuje.
• Nie musisz instalować ani utrzymywać oprogramowania serwerowego ani innego sprzętu.
• Nie musisz wydawać pieniędzy na komputery, licencje na oprogramowanie lub pracowników IT.

Co oferuje Office 365?

Subskrypcja Office 365 oferuje kilka podstawowych usług, które integrują się ze sobą, takich jak Microsoft Exchange Online (do obsługi poczty elektronicznej), Microsoft SharePoint Online (do zarządzania dokumentami) oraz Microsoft Skype for Business (do komunikacji zespołowej). Plany subskrypcji udostępniane przez Microsoft obejmują aplikacje Office (oprogramowanie do przetwarzania tekstu i arkuszy kalkulacyjnych lub edytory tekstu i oprogramowanie do prezentacji) oraz Microsoft Teams.

Subskrypcja Office 365 zapewnia również dostęp do innych narzędzi opartych na chmurze, takich jak Microsoft Outlook Mobile i Microsoft Outlook Web Access. Narzędzia te umożliwiają korzystanie z programu Microsoft Outlook za pomocą urządzenia mobilnego lub przez przeglądarkę internetową, gdy jesteś z dala od komputera.

Microsoft Office 365 – Korzyści wynikające z korzystania z przedstawionych opcji.

• Możliwość tworzenia i edytowania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji w czasie rzeczywistym ze współpracownikami i klientami. Można udostępniać jeden dokument i edytować go w tym samym czasie, zamiast wysyłać go tam i z powrotem.
• Możliwość przechowywania plików w chmurze i synchronizowania ich między urządzeniami. Możesz przechowywać pliki w chmurze i mieć do nich dostęp z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.
• Możliwość tworzenia i udostępniania linków do plików. Możesz wysłać komuś link, aby udostępnić plik, zamiast wysyłać jego kopię.
• Możliwość korzystania z szablonów i dostosowywania ich do potrzeb organizacji.
• Możliwość korzystania z pakietu Office na urządzeniu mobilnym lub tablecie. Możesz edytować dokumenty i tworzyć prezentacje w podróży.
• Możliwość korzystania z wbudowanego narzędzia do tłumaczenia dokumentów.
• Możliwość korzystania ze współautorstwa i widzenia zmian w czasie rzeczywistym.
• Możliwość korzystania z potężnych narzędzi współpracy, takich jak sondy, głosowania i ankiety.
• Możliwość całodobowego dostępu do swoich dokumentów i plików.

Microsoft Office Online – bezpłatne usługi Office 365.

Usługi Office 365 są również dostępne jako darmowe usługi za pośrednictwem Office Online. Należą do nich Word Online, Excel Online, PowerPoint Online i Outlook (poczta elektroniczna). Umożliwiają one tworzenie, edytowanie i udostępnianie dokumentów bezpośrednio przez przeglądarkę internetową. Możesz również utworzyć bezpłatną witrynę internetową, aby hostować swoje dokumenty i tworzyć listy do zarządzania zadaniami i harmonogramami.

Zalety i wady Office 365

Zalety:

Wady:

• Bezpieczeństwo i ochrona danych – Nie ma możliwości sprawdzenia, gdzie przechowywane są Twoje dane i kto ma do nich dostęp.
• Długoterminowe zobowiązania – Musisz zapłacić za umowę trwającą 12 lub 24 miesiące, co może stanowić obciążenie finansowe dla Twojej firmy.
• Cena abonamentu – Cena abonamentu zależy od usług, z których korzystasz.
• Utrata dostępu do usług – Jeśli zgubisz dane lub zapomnisz hasła, nie będziesz miał dostępu do swojego konta.
• Utrata plików – Jeśli coś stanie się z Twoim komputerem, nie będziesz miał dostępu do swoich plików.
• Wygaśnięcie umowy – Gdy Twoja umowa wygaśnie, musisz ją odnowić i uiścić nową opłatę.

Microsoft Exchange Online – bramka poczty elektronicznej, kontakty i kalendarze.

Microsoft Exchange Online jest bramą do całego pakietu Microsoft Office 365. Jest to usługa, która pozwala na wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail, zarządzanie kontaktami oraz tworzenie list zadań. Pozwala także na tworzenie kalendarzy i zarządzanie terminami.

Microsoft SharePoint Online – przechowywanie i zarządzanie danymi

Microsoft SharePoint Online to aplikacja internetowa, którą możesz wykorzystać do przechowywania i zarządzania danymi. Można jej używać do zarządzania dużymi ilościami dokumentów i obrazów, a także danymi ustrukturyzowanymi i nieustrukturyzowanymi, takimi jak dane z czujników IoT. Innymi słowy, możesz go użyć do zarządzania dokumentami, hostingu intranetu i zarządzania treścią internetową.

Microsoft Skype for Business – rozmowy wideo przez internet oraz komunikatory internetowe.

Usługa ta pomaga pozostać w kontakcie z członkami zespołu i zarządzać projektami. Pozwala na prowadzenie rozmów wideo, wysyłanie wiadomości błyskawicznych, otrzymywanie powiadomień oraz nagrywanie i przechowywanie rozmów. Możesz również utworzyć połączenie konferencyjne, aby połączyć osoby z różnych krajów i stref czasowych.

Microsoft Teams – Zarządzanie projektami i spotkania firmowe na żywo.

To narzędzie do współpracy, które integruje się z innymi aplikacjami Office 365. Umożliwia planowanie projektów, zarządzanie zadaniami i harmonogramami oraz tworzenie przestrzeni, w której można współpracować z zespołem i klientami. W Teams można również organizować spotkania firmowe na żywo, a także nagrywać je i przechowywać.

I co dalej? Czy warto korzystać z Office 365?

Uważamy, że nie ma lepszego czasu niż teraz na korzystanie z Office 365. Jest dla Ciebie, kiedy go potrzebujesz, i jest w pełni zintegrowany z urządzeniami, z których najczęściej korzystasz. Koszt jest rozsądny, a korzyści wiele. Ogólnie rzecz biorąc, jest to wartościowa inwestycja, która sprawi, że Twoi pracownicy będą bardziej produktywni, a Twoja firma bardziej wydajna.