Hva skal du se etter når du velger en kontormultifunksjonsmaskin?

0
Hva du skal se etter når du velger en multifunksjonell enhet for kontoret

Multifunksjonelle enheter for kontorer tilbys i et stort utvalg av merker og typer. Gruppen kjent på engelsk som Multi-Function Printer (MFP) inkluderer billig markedsutstyr og maskiner som fullt ut fortjener navnet på mobile sentre for å lage og administrere firmadokumenter. Vi gir deg råd om hva du bør være spesielt oppmerksom på for å velge den optimale MFPen.

Før du begynner å velge multifunksjonsenheter for kontoret, finn ut hvilke muligheter MFPer tilbyr. Takket være dette vil du ikke bare kunne velge den beste for dine behov multifunksjonelle kopimaskiner, men du betaler heller ikke for mye for utstyr du kanskje aldri bruker.

Hva er mulighetene for en kontor-MFP?

Enhver moderne En MFP er en maskin som utfører oppgavene med å skrive ut, kopiere, skanne og fakse dokumenter. Det er også verdt å ta hensyn til enhetens spesifikke funksjoner og muligheten for utvidelse med ekstra papirskuffer og mottaksbrett. De utvider mulighetene til MFPer betydelig. For eksempel tilbyr high-end multifunksjons kopimaskiner grunnleggende skuffer med en kapasitet på flere hundre ark – opptil flere tusen ark når de oppgraderes. Passende utskriftsmottakere bør velges for størrelsen på skuffene. 

En viktig del av enhver stor multifunksjon kopimaskin er etterbehandlere, dvs. spesialmoduler som gir mulighet for dokumentetterbehandling. Det kan være stansing, stifting eller bretting av ferdige utskrifter. MFP-ene kan også ordne dokumentsidene riktig for hefteproduksjon, eller separere (skiftsortere) en gruppe utskrifter.

En annen gruppe MFP-funksjoner er programvare for dokumenthåndtering. Hovedproblemet er muligheten for å lage postbokser for brukere. De tillater bl.a lagre spesifikke dokumenter for utskrift, skanning, kopiering og faksing. Som et resultat blir behandlingen av dokumenter som prislister eller ofte brukte skjemaer betydelig fremskyndet. Brukerboksen er også enkel å sende og dele, samt forhåndsvisning og mobil utskrift av dokumenter fra nivået til en nettleser eller smarttelefonapp.

MFPer har effektive tilgangskontrollmekanismer. Identifikasjon av autoriserte brukere (autentisering) kan gjøres ved hjelp av passord, spesialkort eller på grunnlag av fingeravtrykkverifisering. Hver av dem har individuelle spesifikke tilgangsrettigheter.

De er en viktig sak økofunksjoner til multifunksjonsenheter, dvs. styre søvntiden på en slik måte at den tilpasses den faktiske arbeidstiden. Noen multifunksjonsmaskiner kan skanne dokumenter uten å varme opp skriveren eller begrense kontrollpanelets bakgrunnsbelysning når det ikke er nødvendig.

Dette er bare de viktigste funksjonsgruppene som tilbys av MFP-enheter. Deres praktiske nytte avhenger av kvaliteten, hastigheten og påliteligheten til å utføre individuelle oppgaver.

Hvordan velge parametrene til en multifunksjonsenhet?

Det er betydelige forskjeller som du må ta i betraktning når du kjøper multifunksjonelle enheter for kontoret i de spesifikke driftsparametrene. Hva du bør være oppmerksom på rådes av selskapets representant DKS i Gdańsk, leverandører av kontorutstyr: – For folk som ikke har teknisk kunnskap og ikke ønsker å kaste bort tid på å studere spesifikasjoner, er den viktigste retningslinjen når de velger en MFP det månedlige kopi- (utskrifts)volumet. Produsenter gir en minimums- og maksimumsverdi. Avviket mellom dem kan være virkelig betydelig, for eksempel for Konica Minolta Bizhub C658 vil det være henholdsvis 33000 200000 og 160 3 sider per måned. Forutsatt at maskinen kun er tilgjengelig i kontortiden, dvs. ca. 20 timer i måneden, betyr den optimale utskriftsdekningen utskrift over XNUMX sider, og maksimalt over XNUMX sider per minutt arbeid. Det er nok å anslå det gjennomsnittlige månedlige utskriftsbehovet i selskapet og velge en enhet med en lignende verdi av det optimale månedlige utskriftsvolumet. Hvis verdien av den gjennomsnittlige etterspørselen er nær det maksimale månedlige utskriftsvolumet for en bestemt enhet, kan den kanskje ikke håndtere periodiske økninger i utskriftsmengden.

Ved å definere etterspørselen etter utskrift kan du begrense settet med maskiner som du kan velge den optimale modellen fra for kjøp, leasing eller utleie. Dette er imidlertid ikke den eneste viktige indikatoren. Før du tar din endelige avgjørelse, vurder følgende variabler:

  • støttede papirstørrelser - valget mellom A4- og A3-enheter er nøkkelen, noe som i betydelig grad påvirker innkjøpsprisen på MFP-en - enheter av god klasse støtter forhåndsdefinerte (standard) formater, men lar deg også spesifisere dine egne papirdimensjoner, og er ofte også utstyrt med alternativ for bannerutskrift,
  • papirvekt - før du kjøper, er det verdt å sjekke hvilken papirvekt enheten støtter, også ta hensyn til maksimal vekt på papir som er egnet for tosidig utskrift (automatisk tosidig utskrift),
  • farge på utskrift - selv om det kan virke innlysende, er kjøpet av en fargeutskriftsenhet ikke åpenbart: hvis du kan eliminere eller minimere fargeutskrift, og samtidig vil ha maksimal effektivitet, vil det optimale valget være en effektiv svart-hvitt business class MFP,
  • skanne-/utskriftsoppløsning - en oppløsning på 300 dpi er tilstrekkelig for å håndtere dokumenter, mens utskrift av bilder eller grafisk design krever en minimumsoppløsning på 600 × 600 dpi, og helst 1200 × 1200 dpi og høyere, 
  • støttede filformater - gjelder filformater som enheten kan lagre skannede dokumenter til og filformater som den kan skrive ut, inkludert direkte utskrift, uten å åpne dem i et passende redigeringsprogram.

Vi har kun dekket de viktigste og mest åpenbare kriteriene for valg av en kontormultifunksjonsenhet. Det er mange flere variabler som kan vise seg å være viktige. Alt avhenger av hvilke behov du har. Derfor er grunnlaget for det optimale utvalget av MFPer nøyaktig fastsettelse av behovene for utskrift, skanning og kopiering i din bedrift.

Sponset artikkel