Mire figyeljünk, ha irodai multifunkciós gépet választunk?

0
Mire kell figyelni, ha többfunkciós készüléket választunk az irodába

Az irodai többfunkciós készülékek márkák és típusok széles választékát kínálják. Az angolul Multi-Function Printer (MFP) néven ismert csoportba olyan olcsó piaci berendezések és gépek tartoznak, amelyek teljes mértékben megérdemlik a mobilközpontok nevet a céges dokumentumok létrehozására és kezelésére. Tanácsot adunk, hogy mire kell különösen odafigyelni az optimális MFP kiválasztásához.

Mielőtt elkezdené a választást többfunkciós eszközök az irodába, megtudhatja, milyen lehetőségeket kínálnak az MFP-k. Ennek köszönhetően nem csak az igényeinek leginkább megfelelőt tudja majd kiválasztani többfunkciós fénymásolók, de nem fog túlfizetni olyan felszerelésekért sem, amelyeket esetleg soha nem használ.

Milyen lehetőségei vannak egy irodai MFP-nek?

Bármilyen kortárs Az MFP egy olyan gép, amely dokumentumok nyomtatására, másolására, szkennelésére és faxolására szolgál. Érdemes figyelembe venni a készülék sajátos funkcióit és további papírtálcákkal, fogadótálcákkal való bővítésének lehetőségét is. Jelentősen kibővítik az MFP-k képességeit. A csúcskategóriás többfunkciós fénymásolók például több száz lapos alaptálcákat kínálnak – bővítés esetén akár több ezer lapot is. A tálcák méretének megfelelő nyomtatóvevőket kell kiválasztani. 

Minden nagy multifunkciós fénymásoló fontos része finisherek, azaz speciális modulok, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok befejezését. Ez lehet kész nyomatok lyukasztása, tűzése vagy hajtogatása. Az MFP-k a dokumentumok oldalait is megfelelően elrendezhetik a füzetkészítéshez, vagy szétválaszthatják (műszakos rendezés) a nyomatkötegeket.

Az MFP funkcióinak másik csoportja dokumentumkezelő szoftver. A fő probléma a postafiókok létrehozásának lehetősége a felhasználók számára. Többek között lehetővé teszik nyomtatási, szkennelési, másolási és faxolási feladatok tárolása meghatározott dokumentumokhoz. Ennek köszönhetően jelentősen felgyorsul az olyan dokumentumok feldolgozása, mint az árlisták vagy a gyakran használt nyomtatványok. A felhasználói fiók egyszerűen elküldhető és megosztható, valamint webböngésző vagy okostelefon-alkalmazás szintjén megtekinthető és mobil nyomtatható dokumentumok.

Az MFP-k hatékony hozzáférés-felügyeleti mechanizmusokkal rendelkeznek. A jogosult felhasználók azonosítása (hitelesítés) történhet jelszóval, speciális kártyával vagy ujjlenyomat-ellenőrzés alapján. Mindegyikük egyedi hozzáférési jogokkal rendelkezik.

Ezek fontos kérdések többfunkciós készülékek ökofunkciói, azaz az alvásidő szabályozása oly módon, hogy az igazodjon a tényleges munkaidőhöz. Egyes MFP-k képesek beolvasni a dokumentumokat anélkül, hogy felmelegítenék a nyomtatót, vagy korlátozzák a vezérlőpult háttérvilágítását, ha ez nem szükséges.

Ezek csak az MFP-eszközök által kínált funkciók legfontosabb csoportjai. Gyakorlati hasznosságuk az egyes feladatok elvégzésének minőségétől, gyorsaságától és megbízhatóságától függ.

Hogyan válasszuk ki a többfunkciós készülék paramétereit?

Jelentős különbségek vannak, amelyeket figyelembe kell vennie az irodába szánt multifunkcionális eszközök vásárlásakor, a konkrét működési paraméterekben. Mire érdemes odafigyelni – tanácsolja a cég képviselője DKS Gdańskban, irodai berendezések beszállítói: - Azok számára, akik nem rendelkeznek műszaki ismeretekkel, és nem akarnak időt pazarolni a specifikációk tanulmányozására, az MFP kiválasztásánál a legfontosabb irányelv a havi másolati (nyomtatási) mennyiség. A gyártók minimális és maximális értéket biztosítanak. A köztük lévő eltérés valóban jelentős lehet, például a Konica Minolta Bizhub C658-nál ez 33000 200000, illetve 160 3 oldal lesz havonta. Feltételezve, hogy a gép csak irodai időben, azaz körülbelül havi 20 órában érhető el, az optimális nyomtatási lefedettség XNUMX oldal feletti, maximum XNUMX oldal/perc munkavégzést jelent. Elég felmérni a vállalat átlagos havi nyomtatási igényét, és kiválasztani az optimális havi nyomtatási mennyiséghez hasonló értékű készüléket. Ha az átlagos kereslet értéke közel van egy adott eszköz maximális havi nyomtatási mennyiségéhez, előfordulhat, hogy nem tudja kezelni a nyomtatási terhelés időszakos növekedését.

A nyomtatási igény meghatározása lehetővé teszi, hogy szűkítsük a gépek körét, amelyek közül kiválaszthatjuk az optimális modellt vásárláshoz, lízinghez vagy bérbeadáshoz. Azonban nem ez az egyetlen fontos mutató. Mielőtt végleges döntést hozna, vegye figyelembe a következő változókat:

  • támogatott papírméretek - kulcsfontosságú az A4-es és A3-as készülékek közötti választás, ami jelentősen befolyásolja az MFP vételárát - a jó osztályú készülékek támogatják az előre meghatározott (standard) formátumokat, de lehetővé teszik a saját papírméretek megadását is, és gyakran fel vannak szerelve banner nyomtatási lehetőség,
  • papír súlya - vásárlás előtt érdemes ellenőrizni, hogy a készülék milyen papírsúlyt támogat, figyelembe véve a kétoldalas nyomtatásra (automatikus kétoldalas nyomtatás) alkalmas papír maximális súlyát is,
  • nyomtatás színe - bár kézenfekvőnek tűnhet, a színes nyomtató vásárlása nem kézenfekvő: ha kiküszöbölheti vagy minimalizálhatja a színes nyomtatást, ugyanakkor maximális hatékonyságot szeretne, akkor az optimális választás a hatékony fekete-fehér üzleti osztály lesz MFP,
  • szkennelési/nyomtatási felbontás - a 300 dpi felbontás elegendő a dokumentumok kezeléséhez, míg fotók vagy grafikai tervek nyomtatásához legalább 600 × 600 dpi, lehetőleg 1200 × 1200 dpi vagy nagyobb felbontás szükséges, 
  • támogatott fájlformátumok - azokra a fájlformátumokra vonatkozik, amelyekbe a készülék el tudja menteni a beolvasott dokumentumokat és a nyomtatható fájlformátumokat, beleértve a közvetlen nyomtatást is anélkül, hogy megfelelő szerkesztőprogramban megnyitná azokat.

Csak a legfontosabb, legkézenfekvőbb kritériumokat ismertettük az irodai többfunkciós készülék kiválasztásához. Még sok olyan változó van, amely fontosnak bizonyulhat. Minden attól függ, hogy mik az igényei. Ezért az MFP-k optimális kiválasztásának alapja az Ön cége nyomtatási, szkennelési és másolási igényeinek pontos meghatározása.

Szponzorált cikk