Na što treba obratiti pozornost pri odabiru uredskog višenamjenskog stroja?

0
što treba uzeti u obzir pri odabiru višenamjenskog uređaja za ured

Višenamjenski uređaji za urede nude se u velikom izboru marki i tipova. Grupa poznata na engleskom kao Multi-Function Printer (MFP) uključuje jeftinu tržišnu opremu i strojeve koji u potpunosti zaslužuju naziv mobilnih centara za kreiranje i upravljanje dokumentima tvrtke. Savjetujemo vam na što posebno obratiti pozornost kako biste odabrali optimalni MFP.

Prije nego počnete birati višenamjenski uređaji za ured, saznajte koje mogućnosti nude višenamjenski uređaji. Zahvaljujući tome nećete moći odabrati samo ono najbolje za svoje potrebe višenamjenski fotokopirni uređaji, ali također nećete preplatiti opremu koju možda nikada nećete koristiti.

Koje su mogućnosti uredskog MFP-a?

Bilo koji suvremenik MFP je stroj koji obavlja zadatke ispisa, kopiranja, skeniranja i faksiranja dokumenata. Također je vrijedno uzeti u obzir specifične funkcije uređaja i mogućnost njegovog proširenja dodatnim ladicama za papir i prijemnim ladicama. Oni značajno proširuju mogućnosti MFP-a. Na primjer, vrhunski višenamjenski fotokopirni uređaji nude osnovne ladice s kapacitetom od nekoliko stotina listova - do nekoliko tisuća listova kada se nadograde. Za veličinu ladica potrebno je odabrati odgovarajuće prijamnike za ispis. 

Važan dio svake velike višenamjenske kopirne mašine su finišeri, tj. posebni moduli koji omogućuju doradu dokumenata. To može biti bušenje, klamanje ili savijanje gotovih otisaka. MFP uređaji također mogu pravilno rasporediti stranice dokumenata za izradu knjižica ili odvojiti (smjensko sortiranje) seriju ispisa.

Druga skupina MFP funkcionalnosti je softver za upravljanje dokumentima. Glavni problem je mogućnost kreiranja poštanskih sandučića za korisnike. Dopuštaju, između ostalog pohraniti određene dokumente za ispis, skeniranje, kopiranje i faksiranje. Zbog toga se značajno ubrzava obrada dokumenata poput cjenika ili često korištenih obrazaca. Korisnički okvir također je jednostavan za slanje i dijeljenje, kao i pregled i mobilni ispis dokumenata s razine web preglednika ili aplikacije za pametne telefone.

MFP uređaji imaju učinkovite mehanizme kontrole pristupa. Identifikacija ovlaštenih korisnika (autentifikacija) može se obaviti lozinkom, posebnom karticom ili na temelju provjere otiska prsta. Svaki od njih ima posebna prava pristupa.

Oni su važno pitanje eko funkcije višenamjenskih uređaja, tj. kontroliranje vremena spavanja na način da se ono prilagodi stvarnom radnom vremenu. Neki MFP uređaji mogu skenirati dokumente bez zagrijavanja pisača ili ograničiti pozadinsko osvjetljenje upravljačke ploče kada to nije potrebno.

Ovo su samo najvažnije skupine funkcionalnosti koje nude MFP uređaji. Njihova praktična korisnost ovisi o kvaliteti, brzini i pouzdanosti obavljanja pojedinih zadataka.

Kako odabrati parametre višenamjenskog uređaja?

Postoje značajne razlike koje morate uzeti u obzir pri kupnji višenamjenskih uređaja za vaš ured su u specifičnim radnim parametrima. Na što treba obratiti pažnju savjetuje predstavnik tvrtke DKS u Gdanjsku, dobavljači uredske opreme: - Za ljude koji nemaju tehničko znanje i ne žele gubiti vrijeme na proučavanje specifikacija, najvažnija smjernica pri odabiru MFP-a je mjesečna količina kopija (ispisa). Proizvođači daju minimalnu i maksimalnu vrijednost. Razlika između njih može biti zaista značajna, na primjer za Konica Minolta Bizhub C658 to će biti 33000 odnosno 200000 stranica mjesečno. Pod pretpostavkom da je stroj dostupan samo tijekom radnog vremena, odnosno oko 160 sati mjesečno, optimalna pokrivenost ispisom znači ispis preko 3 stranice, a maksimalno preko 20 stranica po minuti rada. Dovoljno je procijeniti prosječne mjesečne potrebe tiska u tvrtki i odabrati uređaj sa sličnom vrijednošću optimalnog mjesečnog volumena ispisa. Ako je vrijednost prosječne potražnje blizu maksimalnog mjesečnog volumena ispisa određenog uređaja, on možda neće moći podnijeti povremena povećanja opterećenja ispisa.

Definiranje potražnje za tiskom omogućuje suzivanje niza strojeva od kojih možete odabrati optimalni model za kupnju, leasing ili najam. Međutim, to nije jedini važan pokazatelj. Prije donošenja konačne odluke, razmotrite sljedeće varijable:

  • podržane veličine papira - izbor između A4 i A3 uređaja je ključan, što značajno utječe na kupovnu cijenu MFP-a - uređaji dobre klase podržavaju unaprijed definirane (standardne) formate, ali omogućuju i određivanje vlastitih dimenzija papira, a često su opremljeni i mogućnost ispisa bannera,
  • težina papira - prije kupnje vrijedi provjeriti koju težinu papira uređaj podržava, uzimajući u obzir i maksimalnu težinu papira pogodnog za obostrani ispis (automatski obostrani ispis),
  • boja tiska - iako se može činiti očitim, kupnja uređaja za ispis u boji nije očita: ako možete eliminirati ili minimizirati ispis u boji, a istovremeno želite maksimalnu učinkovitost, tada će optimalan izbor biti učinkovita crno-bijela poslovna klasa MFP,
  • razlučivost skeniranja/ispisa - razlučivost od 300 dpi dovoljna je za rukovanje dokumentima, dok je za ispis fotografija ili grafičkih dizajna potrebna minimalna razlučivost od 600 × 600 dpi, po mogućnosti 1200 × 1200 dpi i više, 
  • podržani formati datoteka - odnosi se na formate datoteka u koje uređaj može spremati skenirane dokumente i formate datoteka koje može ispisati, uključujući izravni ispis, bez otvaranja u odgovarajućem programu za uređivanje.

Pokrili smo samo najvažnije, najočitije kriterije za odabir uredskog višenamjenskog uređaja. Postoji mnogo više varijabli koje se mogu pokazati važnima. Sve ovisi o vašim potrebama. Stoga je temelj optimalnog odabira MFP-a točno utvrđivanje potreba za ispisom, skeniranjem i kopiranjem u vašoj tvrtki.

Sponzorirani članak