¿Qué buscar al elegir una máquina multifunción de oficina?

0
Qué buscar al elegir un dispositivo multifuncional para la oficina.

Los dispositivos multifuncionales para oficinas se ofrecen en una gran variedad de marcas y tipos. El grupo conocido en inglés como Multi-Function Printer (MFP) incluye equipos y máquinas baratos del mercado que merecen plenamente el nombre de centros móviles para la creación y gestión de documentos de la empresa. Le asesoramos sobre a qué prestar especial atención para elegir el MFP óptimo.

Antes de empezar a elegir dispositivos multifunción para la oficina, descubra las posibilidades que ofrecen las impresoras multifunción. Gracias a esto, no solo podrás elegir el que mejor se adapte a tus necesidades fotocopiadoras multifuncionales, pero tampoco pagará de más por equipos que tal vez nunca utilice.

¿Cuáles son las posibilidades de una impresora multifunción de oficina?

Cualquier contemporáneo Una impresora multifunción es una máquina que realiza las tareas de impresión, copia, escaneo y envío de documentos por fax.. También vale la pena tener en cuenta las funciones específicas del dispositivo y la posibilidad de su expansión con bandejas de papel adicionales y bandejas receptoras. Amplían significativamente las capacidades de las impresoras multifunción. Por ejemplo, las copiadoras multifunción de gama alta ofrecen bandejas básicas con una capacidad de varios cientos de hojas, hasta varios miles de hojas cuando se actualizan. Deben seleccionarse receptores de impresión adecuados para el tamaño de las bandejas. 

Una sección importante de cualquier copiadora multifunción grande son finalizadores, es decir, módulos especiales que permiten el acabado de documentos. Puede perforar, grapar o doblar impresiones terminadas. Las impresoras multifunción también pueden organizar las páginas de los documentos correctamente para la creación de folletos o separar (clasificación por turnos) un lote de impresiones.

Otro grupo de funcionalidades de MFP es software de gestión de documentos. El principal problema es la posibilidad de crear buzones de correo para los usuarios. Permiten, entre otros almacenar trabajos de impresión, escaneo, copia y fax para documentos específicos. Como resultado, el procesamiento de documentos como listas de precios o formularios de uso frecuente se acelera significativamente. La carpeta de usuario también es fácil de enviar y compartir, así como la vista previa e impresión móvil de documentos desde el nivel de un navegador web o una aplicación de teléfono inteligente.

Las impresoras multifunción tienen mecanismos de control de acceso efectivos. La identificación de los usuarios autorizados (autenticación) se puede realizar mediante una contraseña, una tarjeta especial o mediante la verificación de huellas dactilares. Cada uno de ellos tiene derechos de acceso específicos individuales.

Son un tema importante funciones eco de dispositivos multifunción, es decir, controlar el tiempo de sueño de forma que se ajuste a las horas de trabajo reales. Algunas impresoras multifunción pueden escanear documentos sin calentar la impresora o restringir la luz de fondo del panel de control cuando no es necesario.

Estos son solo los grupos de funcionalidades más importantes que ofrecen los dispositivos MFP. Su utilidad práctica depende de la calidad, velocidad y confiabilidad de la realización de tareas individuales.

¿Cómo elegir los parámetros de un dispositivo multifunción?

Existen diferencias significativas que debe tener en cuenta a la hora de comprar dispositivos multifuncionales para su oficina en los parámetros operativos específicos. A qué debe prestar atención, advierte el representante de la empresa DKS en Gdańsk, proveedores de material de oficina: - Para las personas que no tienen conocimientos técnicos y no quieren perder el tiempo estudiando las especificaciones, la pauta más importante a la hora de elegir un MFP es el volumen de copias (impresión) mensual. Los fabricantes proporcionan un valor mínimo y máximo. La discrepancia entre ellos puede ser realmente significativa, por ejemplo para la Konica Minolta Bizhub C658 será de 33000 y 200000 páginas al mes, respectivamente. Suponiendo que la máquina está disponible solo durante el horario de oficina, es decir, durante unas 160 horas al mes, la cobertura de impresión óptima significa imprimir más de 3 páginas y el máximo más de 20 páginas por minuto de trabajo. Basta estimar las necesidades medias de impresión mensual de la empresa y elegir un dispositivo con un valor similar del volumen de impresión mensual óptimo. Si el valor de la demanda promedio está cerca del volumen de impresión mensual máximo de un dispositivo en particular, es posible que no pueda manejar los aumentos periódicos en la carga de impresión.

Definir la demanda de impresión le permite delimitar el conjunto de máquinas entre las que puede elegir el modelo óptimo para compra, arrendamiento o alquiler. Sin embargo, este no es el único indicador importante. Antes de tomar su decisión final, considere las siguientes variables:

  • tamaños de papel admitidos - la elección entre dispositivos A4 y A3 es clave, lo que afecta significativamente el precio de compra del MFP - los dispositivos de buena clase admiten formatos predefinidos (estándar), pero también le permiten especificar sus propias dimensiones de papel y, a menudo, también están equipados con el opción de impresión de pancartas,
  • peso del papel - antes de comprar, conviene comprobar qué gramaje de papel admite el dispositivo, teniendo en cuenta también el gramaje máximo de papel apto para impresión dúplex (impresión automática a doble cara),
  • color de impresión - aunque pueda parecer obvio, la compra de un dispositivo de impresión en color no es obvio: si puede eliminar o minimizar la impresión en color, y al mismo tiempo desea la máxima eficiencia, entonces la elección óptima será una clase empresarial eficiente en blanco y negro MFP,
  • resolución de escaneo / impresión - una resolución de 300 ppp es suficiente para manejar documentos, mientras que la impresión de fotos o diseños gráficos requiere una resolución mínima de 600 × 600 ppp, y preferiblemente de 1200 × 1200 ppp y superior, 
  • formatos de archivo compatibles - se aplica a formatos de archivo en los que el dispositivo puede guardar documentos escaneados y formatos de archivo que puede imprimir, incluida la impresión directa, sin abrirlos en un programa de edición adecuado.

Hemos cubierto solo los criterios más importantes y obvios para seleccionar un dispositivo multifunción de oficina. Hay muchas más variables que pueden resultar importantes. Todo depende de cuáles sean tus necesidades. Por lo tanto, la base para la selección óptima de MFP es la determinación precisa de las necesidades de impresión, escaneo y copiado en su empresa.

Artículo patrocinado