Worauf ist bei der Auswahl eines Büro-Multifunktionsgeräts zu achten?

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Worauf Sie bei der Auswahl eines Multifunktionsgeräts für das Büro achten sollten

Multifunktionsgeräte für das Büro werden in den unterschiedlichsten Marken und Typen angeboten. Die im Englischen als Multi-Function Printer (MFP) bekannte Gruppe umfasst preisgünstige Geräte und Maschinen, die den Namen mobiler Zentren für die Erstellung und Verwaltung von Unternehmensdokumenten zu Recht verdienen. Wir beraten Sie, worauf Sie bei der Auswahl des optimalen MFP besonders achten müssen.

Bevor Sie mit der Auswahl beginnen Multifunktionsgeräte fürs Büro, erfahren Sie, welche Möglichkeiten MFPs bieten. Dadurch können Sie nicht nur das Beste für Ihre Bedürfnisse auswählen Multifunktions-Fotokopierer, aber Sie zahlen auch nicht zu viel für Geräte, die Sie möglicherweise nie verwenden.

Welche Möglichkeiten bietet ein Office-MFP?

Jeder Zeitgenosse Ein MFP ist ein Gerät, das die Aufgaben des Druckens, Kopierens, Scannens und Faxens von Dokumenten übernimmt. Berücksichtigen Sie auch die spezifischen Funktionen des Geräts und die Möglichkeit seiner Erweiterung mit zusätzlichen Papierfächern und Aufnahmefächern. Sie erweitern die Fähigkeiten von MFPs erheblich. High-End-Multifunktionskopierer bieten beispielsweise Basisfächer mit einer Kapazität von mehreren hundert Blatt – bei Aufrüstung bis zu mehreren tausend Blatt. Für die Größe der Fächer sollten geeignete Druckempfänger ausgewählt werden. 

Ein wichtiger Teil jedes großen Multifunktionskopierers sind Finisher, d. h. spezielle Module, die eine Dokumentenweiterverarbeitung ermöglichen. Dabei kann es sich um Stanzen, Heften oder Falten fertiger Drucke handeln. Die MFPs können auch die Seiten von Dokumenten für die Broschürenerstellung richtig anordnen oder einen Stapel von Ausdrucken trennen (Schichtsortierung).

Eine weitere Gruppe von MFP-Funktionen ist Dokumentenmanagement-Software. Das Hauptproblem ist die Möglichkeit, Postfächer für Benutzer zu erstellen. Sie ermöglichen unter anderem Speichern von Druck-, Scan-, Kopier- und Faxaufträgen für bestimmte Dokumente. Dadurch wird die Bearbeitung von Dokumenten wie Preislisten oder häufig verwendeten Formularen deutlich beschleunigt. Die Benutzerbox ist auch einfach zu senden und zu teilen, sowie Vorschau und mobiles Drucken von Dokumenten aus der Ebene eines Webbrowsers oder einer Smartphone-App.

MFPs verfügen über effektive Zugriffskontrollmechanismen. Die Identifizierung berechtigter Benutzer (Authentifizierung) kann mittels eines Passworts, einer speziellen Karte oder anhand einer Fingerabdruckprüfung erfolgen. Jeder von ihnen hat individuelle spezifische Zugriffsrechte.

Sie sind ein wichtiges Thema Öko-Funktionen von Multifunktionsgeräten, d.h. die Schlafzeit so zu steuern, dass sie der tatsächlichen Arbeitszeit angepasst wird. Einige MFPs können Dokumente scannen, ohne den Drucker aufzuwärmen, oder die Hintergrundbeleuchtung des Bedienfelds einschränken, wenn dies nicht erforderlich ist.

Dies sind nur die wichtigsten Funktionsgruppen, die MFP-Geräte bieten. Ihr praktischer Nutzen hängt von der Qualität, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der einzelnen Aufgaben ab.

Wie wählt man die Parameter eines Multifunktionsgeräts aus?

Wesentliche Unterschiede, die Sie beim Kauf von Multifunktionsgeräten für Ihr Büro beachten müssen, liegen in den spezifischen Betriebsparametern. Worauf Sie achten sollten, rät der Firmenvertreter DKS in Danzig, Anbieter von Büroausstattung: - Für Personen, die keine technischen Kenntnisse haben und keine Zeit mit dem Studium von Spezifikationen verschwenden möchten, ist die wichtigste Richtlinie bei der Auswahl eines MFP das monatliche Kopien-(Druck-)Volumen. Hersteller geben einen minimalen und maximalen Wert an. Die Diskrepanz zwischen ihnen kann sehr groß sein, zum Beispiel beim Konica Minolta Bizhub C658 werden es 33000 bzw. 200000 Seiten pro Monat sein. Geht man davon aus, dass das Gerät nur während der Bürozeiten zur Verfügung steht, also etwa 160 Stunden im Monat, bedeutet die optimale Druckabdeckung den Druck über 3 Seiten und das Maximum über 20 Seiten pro Arbeitsminute. Es reicht aus, den durchschnittlichen monatlichen Druckbedarf im Unternehmen abzuschätzen und ein Gerät mit einem ähnlichen Wert des optimalen monatlichen Druckvolumens zu wählen. Wenn der Wert des durchschnittlichen Bedarfs nahe dem maximalen monatlichen Druckvolumen eines bestimmten Geräts liegt, kann es möglicherweise nicht in der Lage sein, periodische Druckerhöhungen zu bewältigen.

Durch die Definition des Druckbedarfs können Sie den Maschinensatz eingrenzen, aus dem Sie das optimale Modell für Kauf, Leasing oder Miete auswählen können. Dies ist jedoch nicht der einzige wichtige Indikator. Berücksichtigen Sie vor Ihrer endgültigen Entscheidung die folgenden Variablen:

  • unterstützte Papierformate - die Wahl zwischen A4- und A3-Geräten ist entscheidend, was den Kaufpreis des MFP maßgeblich beeinflusst - Geräte der guten Klasse unterstützen vordefinierte (Standard-)Formate, erlauben aber auch die Vorgabe eigener Papiermaße und sind oft auch mit den Bannerdruckoption,
  • Papiergewicht - Vor dem Kauf lohnt es sich zu prüfen, welches Papiergewicht das Gerät unterstützt, auch unter Berücksichtigung des maximalen Papiergewichts, das für den Duplexdruck geeignet ist (automatischer beidseitiger Druck),
  • Druckfarbe - Auch wenn es offensichtlich erscheinen mag, ist der Kauf eines Farbdruckers nicht naheliegend: Wenn Sie den Farbdruck eliminieren oder minimieren können und gleichzeitig maximale Effizienz wünschen, dann ist die optimale Wahl eine effiziente Schwarzweiß-Business-Klasse Multifunktionsgerät,
  • Scan- / Druckauflösung - eine Auflösung von 300 dpi für die Verarbeitung von Dokumenten ausreichend ist, während der Druck von Fotos oder grafischen Designs eine Mindestauflösung von 600 × 600 dpi, vorzugsweise 1200 × 1200 dpi und höher erfordert, 
  • unterstützte Dateiformate - gilt für Dateiformate, in denen das Gerät gescannte Dokumente speichern kann und Dateiformate, die es drucken kann, einschließlich Direktdruck, ohne sie in einem geeigneten Bearbeitungsprogramm zu öffnen.

Wir haben nur die wichtigsten und naheliegendsten Kriterien für die Auswahl eines Office-Multifunktionsgeräts behandelt. Es gibt noch viele weitere Variablen, die sich als wichtig erweisen können. Es hängt alles davon ab, was Ihre Bedürfnisse sind. Die Grundlage für die optimale Auswahl von MFPs ist daher die genaue Ermittlung des Bedarfs zum Drucken, Scannen und Kopieren in Ihrem Unternehmen.

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