Na co si dát pozor při výběru kancelářského multifunkčního stroje?

0
Na co si dát pozor při výběru multifunkčního zařízení do kanceláře

Multifunkční zařízení pro kanceláře nabízíme v široké škále značek a typů. Skupina v angličtině známá jako Multi-Function Printer (MFP) zahrnuje levné tržní vybavení a stroje, které si plně zaslouží jméno mobilních center pro tvorbu a správu firemních dokumentů. Poradíme vám, na co si dát při výběru optimální MFP zvláštní pozor.

Než začnete vybírat multifunkční zařízení do kanceláře, zjistěte, jaké možnosti MFP nabízejí. Díky tomu si budete moci nejen vybrat ten nejlepší pro své potřeby multifunkční kopírky, ale také nebudete přeplácet vybavení, které možná nikdy nevyužijete.

Jaké jsou možnosti kancelářské MFP?

Jakýkoli současník MFP je zařízení, které provádí úlohy tisku, kopírování, skenování a faxování dokumentů. Za zohlednění stojí i specifické funkce zařízení a možnost jeho rozšíření o další zásobníky papíru a přijímací zásobníky. Výrazně rozšiřují možnosti multifunkčních zařízení. Například špičkové multifunkční kopírky nabízejí základní zásobníky s kapacitou několik stovek listů – po upgradu až několik tisíc listů. Pro velikost zásobníků by měly být vybrány vhodné tiskové přijímače. 

Důležitou částí každé velké multifunkční kopírky jsou finišery, tedy speciální moduly, které umožňují dokončování dokumentů. Může se jednat o děrování, sešívání nebo skládání hotových výtisků. Zařízení MFP mohou také správně uspořádat stránky dokumentů pro tvorbu brožury nebo oddělit (směnné řazení) dávku výtisků.

Další skupina funkcí MFP je software pro správu dokumentů. Hlavním problémem je možnost vytváření poštovních schránek pro uživatele. Umožňují mj ukládat tiskové, skenovací, kopírovací a faxové úlohy pro konkrétní dokumenty. Díky tomu se výrazně zrychluje zpracování dokumentů, jako jsou ceníky nebo často používané formuláře. Uživatelskou schránku lze také snadno odesílat a sdílet, stejně jako náhled a mobilní tisk dokumentů z úrovně webového prohlížeče nebo aplikace pro chytré telefony.

Zařízení MFP mají účinné mechanismy kontroly přístupu. Identifikaci oprávněných uživatelů (autentizaci) lze provést pomocí hesla, speciální karty nebo na základě ověření otisku prstu. Každý z nich má individuální specifická přístupová práva.

Jsou důležitou otázkou eko funkce multifunkčních zařízení, tj. řízení doby spánku takovým způsobem, aby se přizpůsobila skutečné pracovní době. Některá multifunkční zařízení mohou skenovat dokumenty bez zahřívání tiskárny nebo omezit podsvícení ovládacího panelu, když to není potřeba.

Toto jsou pouze nejdůležitější skupiny funkcí, které MFP zařízení nabízejí. Jejich praktická využitelnost závisí na kvalitě, rychlosti a spolehlivosti provádění jednotlivých úkolů.

Jak vybrat parametry multifunkčního zařízení?

Podstatné rozdíly, které je potřeba vzít v úvahu při nákupu multifunkčních zařízení do vaší kanceláře, jsou ve specifických provozních parametrech. Na co si dát pozor, radí zástupce společnosti DKS v Gdaňsku, dodavatelé kancelářské techniky: - Pro lidi, kteří nemají technické znalosti a nechtějí ztrácet čas studiem specifikací, je nejdůležitějším vodítkem při výběru MFP měsíční objem kopií (tisků). Výrobci uvádějí minimální a maximální hodnotu. Nesoulad mezi nimi může být opravdu výrazný, například u Konica Minolta Bizhub C658 to bude 33000 200000, respektive 160 3 stran měsíčně. Za předpokladu, že je stroj k dispozici pouze v úředních hodinách, tedy cca 20 hodin měsíčně, znamená optimální pokrytí tiskem tisk přes XNUMX strany a maximální přes XNUMX stran za minutu práce. Stačí odhadnout průměrné měsíční potřeby tisku ve firmě a vybrat zařízení s podobnou hodnotou optimálního měsíčního objemu tisku. Pokud se hodnota průměrné poptávky blíží maximálnímu měsíčnímu objemu tisku konkrétního zařízení, nemusí být schopno zvládnout periodické zvyšování tiskové zátěže.

Definování poptávky po tisku umožňuje zúžit množinu strojů, ze kterých si můžete vybrat optimální model pro nákup, leasing nebo pronájem. To však není jediný důležitý ukazatel. Než učiníte konečné rozhodnutí, zvažte následující proměnné:

  • podporované velikosti papíru - klíčová je volba mezi zařízeními A4 a A3, což výrazně ovlivňuje pořizovací cenu MFP - zařízení dobré třídy podporují předdefinované (standardní) formáty, ale také umožňují zadat vlastní rozměry papíru a často jsou také vybaveny možnost tisku bannerů,
  • gramáž papíru - před nákupem se vyplatí ověřit, jakou gramáž papíru zařízení podporuje, také s ohledem na maximální gramáž papíru vhodného pro oboustranný tisk (automatický oboustranný tisk),
  • barva tisku - ačkoli se to může zdát samozřejmé, nákup barevného tiskového zařízení není samozřejmý: pokud můžete eliminovat nebo minimalizovat barevný tisk a zároveň chcete maximální efektivitu, pak optimální volbou bude efektivní černobílá business class MFP,
  • rozlišení skenování / tisku - pro zpracování dokumentů stačí rozlišení 300 dpi, zatímco tisk fotografií nebo grafických návrhů vyžaduje minimální rozlišení 600 × 600 dpi, nejlépe 1200 × 1200 dpi a vyšší, 
  • podporované formáty souborů - platí pro formáty souborů, do kterých může zařízení ukládat naskenované dokumenty a formáty souborů, které může tisknout, včetně přímého tisku, aniž by je otevíralo v příslušném editačním programu.

Probrali jsme pouze ta nejdůležitější a nejzřetelnější kritéria pro výběr kancelářské multifunkční tiskárny. Existuje mnohem více proměnných, které se mohou ukázat jako důležité. Vše závisí na vašich potřebách. Základem pro optimální výběr MFP je tedy přesné stanovení potřeb tisku, skenování a kopírování ve vaší firmě.

Sponzorovaný článek