Każdy przedsiębiorca wystawia faktury. Jednak dzisiaj już coraz rzadziej są to tradycyjne dokumenty papierowe. Firmy preferują e-faktury. Dlaczego jednak e-faktura to lepsze rozwiązanie? Sprawdźmy, jakie posiada ona zalety i czemu warto przerzucić się na wersję elektroniczną faktury.
Czym jest e-faktura?
Najprościej rzecz ujmując, e-faktura to po prostu elektroniczna wersja faktury. Mowa o pliku cyfrowym. W przypadku wystawienia faktury elektronicznej dokument jest wysyłany bezpośrednio do adresata drogą elektroniczną. Warto podkreślić, że obecnie nie ma już obowiązku wystawiania faktur papierowych. Zupełnie wystarczająca jest właśnie e-faktura.
Oszczędnie i ekologicznie
Nie ma wątpliwości, że e-faktura to oszczędność. Aby wystawić fakturę papierową, trzeba wykorzystać papier i toner. Zwłaszcza w przypadku toneru koszty są wysokie, jeśli mowa o firmie wystawiającej dziesiątki lub nawet setki faktur miesięcznie. Co więcej, trzeba jeszcze doliczyć koszty przesyłki pocztowej oraz późniejszej archiwizacji dokumentów. Przedsiębiorstwa mają obowiązek przechowywania faktur na wypadek kontroli z urzędu skarbowego. Wystawienie e-faktury nie generuje żadnego z wymienionych powyżej kosztów.
Nie ma wątpliwości, że faktury elektroniczne gwarantują oszczędność pieniędzy. Jednak to nie wszystko. E-faktura to też oszczędność czasu. Przygotowanie dokumentu trwa dosłownie chwilę. Istnieje bowiem możliwość korzystania za każdym razem z tego samego wzoru. Pozostaje zatem tylko uzupełnić kwoty.
Warto też mieć na uwadze, że e-faktura to rozwiązanie ekologiczne. W końcu nie wymaga marnowania papieru. Dzisiaj ekologiczna postawa jest bardzo pożądana. Klienci doceniają przedsiębiorstwa, które dbają o środowisko.
Wygodna faktura elektroniczna i firma przedstawiona w dobrym świetle
Kolejną kwestią, o której warto wspomnieć, jest komfort korzystania z faktur elektronicznych. Otóż przechowywanie e-faktur jest niezwykle wygodne. Papierowe dokumenty zajmują dużo miejsca i wymagają nadzoru. Natomiast e-faktura zabezpieczona spoczywa na dysku. W dowolnej chwili można ją łatwo odnaleźć i zajrzeć do niej.
Co więcej, faktury elektroniczne bardzo szybko docierają do odbiorców. Ryzyko uszkodzenia faktury lub też niedostarczenia do odbiorcy jest bliska zeru, w przeciwieństwie do faktur papierowych. Tym samym firma jest dobrze postrzegana, jako terminowa, a przy tym nowoczesna.
KSeF, czyli rejestr e-faktur
Warto w tym miejscu wspomnieć o KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. To system państwowy, którego użytkowanie będzie niebawem obowiązkowe dla każdego przedsiębiorstwa, wystawiającego faktury elektroniczne. W systemie będą gromadzone e-faktury. Dzięki temu organy podatkowe będą mogły w łatwy sposób dopilnować, aby wszystkie firmy przestrzegały przepisów prawa. Jednak KSeF to również korzyść dla firm. Teraz wszystkie faktury będą w jednym miejscu, nie będzie też trzeba więcej przygotowywać się do kontroli skarbowej. Należy zaznaczyć, że Krajowy System e-Faktur już istnieje. Jednak jak na razie korzystanie z niego jest opcjonalne.
