Na šta treba obratiti pažnju pri odabiru kancelarijske multifunkcionalne mašine?

0
Na što treba obratiti pažnju pri odabiru multifunkcionalnog uređaja za ured

Multifunkcionalni uredski uređaji se nude u velikom broju marki i tipova. Grupa poznata na engleskom kao Multi-Function Printer (MFP) uključuje jeftinu tržišnu opremu i mašine koje u potpunosti zaslužuju naziv mobilnih centara za kreiranje i upravljanje dokumentima kompanije. Savjetujemo vam na šta posebno obratiti pažnju kako biste odabrali optimalni MFP.

Prije nego počnete birati multifunkcionalni uredjaji, saznajte koje mogućnosti nude MFP uređaji. Zahvaljujući tome, nećete moći da izaberete samo ono najbolje za svoje potrebe multifunkcionalne fotokopirne mašine, ali također nećete preplatiti opremu koju možda nikada nećete koristiti.

Koje su mogućnosti kancelarijskog MFP-a?

Bilo koji savremenik MFP je mašina koja obavlja zadatke štampanja, kopiranja, skeniranja i faksiranja dokumenata. Također je vrijedno uzeti u obzir specifične funkcije uređaja i mogućnost njegovog proširenja dodatnim ladicama za papir i prijemnim ladicama. Oni značajno proširuju mogućnosti MFP-a. Na primjer, vrhunski multifunkcionalni fotokopirni uređaji nude osnovne ladice s kapacitetom od nekoliko stotina listova - do nekoliko hiljada listova kada se nadograde. Za veličinu ležišta treba odabrati odgovarajuće prijemnike za štampanje. 

Važan dio svakog velikog multifunkcionalnog fotokopirnog uređaja su finišeri, odnosno specijalni moduli koji omogućavaju doradu dokumenata. To može biti štancanje, heftanje ili savijanje gotovih otisaka. MFP-ovi takođe mogu pravilno rasporediti stranice dokumenata za pravljenje brošura ili odvojiti (smjensko sortiranje) seriju otisaka.

Druga grupa MFP funkcionalnosti je softver za upravljanje dokumentima. Glavni problem je mogućnost kreiranja poštanskih sandučića za korisnike. Oni dozvoljavaju, između ostalog pohraniti zadatke za ispis, skeniranje, kopiranje i faksiranje za određene dokumente. Kao rezultat toga, značajno se ubrzava obrada dokumenata kao što su cjenovnici ili često korišteni obrasci. Korisnička kutija je takođe jednostavna za slanje i deljenje, kao i pregled i mobilno štampanje dokumenata sa nivoa veb pretraživača ili aplikacije za pametne telefone.

MFP uređaji imaju efikasne mehanizme kontrole pristupa. Identifikacija ovlaštenih korisnika (autentifikacija) može se obaviti pomoću lozinke, posebne kartice ili na osnovu provjere otiska prsta. Svaki od njih ima posebna prava pristupa.

Oni su važno pitanje eko funkcije multifunkcionalnih uređaja, odnosno kontrolisanje vremena spavanja na način da se ono prilagodi stvarnom radnom vremenu. Neki MFP uređaji mogu skenirati dokumente bez zagrijavanja pisača ili ograničiti pozadinsko osvjetljenje kontrolne ploče kada to nije potrebno.

Ovo su samo najvažnije grupe funkcionalnosti koje nude MFP uređaji. Njihova praktična korisnost zavisi od kvaliteta, brzine i pouzdanosti obavljanja pojedinačnih zadataka.

Kako odabrati parametre višenamjenskog uređaja?

Postoje značajne razlike koje morate uzeti u obzir pri kupovini multifunkcionalnih uređaja za Vaš ured su u specifičnim radnim parametrima. Na šta treba obratiti pažnju, savjetuje predstavnik kompanije DKS u Gdanjsku, dobavljač kancelarijske opreme: - Za ljude koji nemaju tehničko znanje i ne žele da gube vreme na proučavanje specifikacija, najvažnija smernica pri odabiru MFP-a je mesečna količina kopija (štampa). Proizvođači daju minimalnu i maksimalnu vrijednost. Razlika između njih može biti zaista značajna, na primjer za Konica Minolta Bizhub C658 to će biti 33000 odnosno 200000 stranica mjesečno. Pod pretpostavkom da je mašina dostupna samo tokom radnog vremena, odnosno oko 160 sati mesečno, optimalna pokrivenost štampe podrazumeva štampanje preko 3 stranice, a maksimalno preko 20 stranica u minuti rada. Dovoljno je procijeniti prosječne mjesečne potrebe štampe u kompaniji i odabrati uređaj sa sličnom vrijednošću optimalnog mjesečnog obima štampe. Ako je vrijednost prosječne potražnje bliska maksimalnom mjesečnom obimu štampe određenog uređaja, on možda neće moći podnijeti periodična povećanja opterećenja štampanja.

Definisanje potražnje za štampom omogućava vam da suzite skup mašina od kojih možete izabrati optimalni model za kupovinu, lizing ili iznajmljivanje. Međutim, ovo nije jedini važan pokazatelj. Prije donošenja konačne odluke, razmotrite sljedeće varijable:

  • podržane veličine papira - izbor između A4 i A3 uređaja je ključan, što značajno utiče na nabavnu cenu MFP-a - uređaji dobre klase podržavaju unapred definisane (standardne) formate, ali i omogućavaju da odredite sopstvene dimenzije papira, a često su opremljeni i mogućnost štampe banera,
  • težina papira - prije kupovine vrijedi provjeriti koju težinu papira uređaj podržava, uzimajući u obzir i maksimalnu težinu papira pogodnog za dvostrano štampanje (automatsko obostrano štampanje),
  • boja štampe - iako se može činiti očiglednim, kupovina uređaja za štampanje u boji nije očigledna: ako možete eliminisati ili minimizirati štampanje u boji, a istovremeno želite maksimalnu efikasnost, onda će optimalan izbor biti efikasna crno-bela poslovna klasa MFP,
  • rezolucija skeniranja/ispisa - rezolucija od 300 dpi dovoljna je za rukovanje dokumentima, dok je za ispis fotografija ili grafičkih dizajna potrebna minimalna rezolucija od 600 × 600 dpi, a po mogućnosti 1200 × 1200 dpi i više, 
  • podržani formati datoteka - odnosi se na formate datoteka u koje uređaj može pohraniti skenirane dokumente i formate datoteka koje može odštampati, uključujući direktno štampanje, bez otvaranja u odgovarajućem programu za uređivanje.

Pokrili smo samo najvažnije, najočitije kriterije za odabir uredskog multifunkcionalnog uređaja. Postoji mnogo više varijabli koje se mogu pokazati važnima. Sve zavisi od vaših potreba. Stoga je osnova za optimalan izbor MFP-a tačno utvrđivanje potreba za štampanjem, skeniranjem i kopiranjem u vašoj kompaniji.

Sponzorirani članak