Na co zwrócić uwagę przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego dla biura?

0
na co zwrocic uwage przy wyborze urzadzenia wielofunkcyjnego dla biura

Urządzenia wielofunkcyjne do biur oferowane są w ogromnej różnorodności marek i typów. W grupie określanej po angielsku jako Multi-Function Printer (MFP) mieści się tani sprzęt z marketu i maszyny, które w pełni zasługują na miano mobilnych centrów tworzenia i zarządzania dokumentami firmowymi. Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby wybrać optymalny MFP.

Zanim zaczniesz wybierać urządzenia wielofunkcyjne do biura, dowiedz się jakie możliwości oferują MFP. Dzięki temu nie tylko zdołasz dobrać najlepsze do Twoich potrzeb kserokopiarki wielofunkcyjne, ale też nie przepłacisz niepotrzebnie za sprzęt, którego możliwości być może nigdy nie wykorzystasz.

Jakie możliwości ma biurowy MFP?

Każdy współczesny MFP jest maszyną, która realizuje zadania związane z drukiem, kopiowaniem, skanowaniem i faksowaniem dokumentów. Warto wziąć pod uwagę także specyficzne funkcje urządzenia i możliwości jego rozbudowy o dodatkowe zasobniki na papier i tace odbiorcze. Poszerzają one znacznie możliwości MFP. Na przykład wysokiej klasy kopiarki wielofunkcyjne oferują podstawowe zasobniki o pojemności kilkuset arkuszy – po rozbudowie może to być kilka tysięcy arkuszy. Do wielkości zasobników należy dobrać odpowiedniej wielkości odbiorniki gotowych wydruków. 

Ważną sekcją każdej dużej kopiarki wielofunkcyjnej są finiszery, czyli specjalne moduły pozwalające na wykańczanie dokumentów. Może to być dziurkowanie, zszywanie czy falcowanie (składanie) gotowych wydruków. MFP potrafią też odpowiednio układać strony dokumentów do tworzenia broszur lub oddzielać (sortowanie z przesunięciem) partie wydruków.

Kolejną grupą funkcjonalności MFP jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Podstawową kwestią jest możliwość zakładania skrzynek użytkownikom. Pozwalają one m.in. przechowywać zadania związane z drukiem, skanowaniem, kopiowaniem i faksowaniem określonych dokumentów. W efekcie znacznemu przyspieszeniu ulega przetwarzanie takich dokumentów jak cenniki czy często używane formularze. Skrzynka użytkownika to także łatwe przesyłanie i udostępnianie oraz podgląd i mobilny druk dokumentów z poziomu przeglądarki internetowej czy apki na smartfonie.

MFP posiadają skuteczne mechanizmy kontroli dostępu. Identyfikacja uprawnionych użytkowników (uwierzytelnianie) może odbywać się za pomocą hasła, specjalnej karty czy na podstawie weryfikacji odcisku palca. Każdy z nich ma indywidualne określone uprawnienia dostępu.

Ważnym zagadnieniem są funkcje eko urządzeń wielofunkcyjnych, czyli np. sterowanie czasem uśpienia w taki sposób, aby dopasować go do faktycznych godzin pracy. Niektóre MFP mogą skanować dokumenty bez rozgrzewania drukarki czy ograniczać podświetlenie panelu sterowania, gdy nie jest ono niezbędne.

To tylko najważniejsze grupy funkcjonalności oferowanych przez urządzenia typu MFP. Ich praktyczna przydatność zależy od jakości, szybkości i niezawodności wykonywania poszczególnych zadań.

Jak dobrać parametry urządzenia wielofunkcyjnego?

Istotne różnice, które musisz uwzględnić, kupując urządzenia wielofunkcyjne do biura, tkwią w konkretnych parametrach pracy. Na co należy zwrócić uwagę, doradza przedstawiciel firmy DKS w Gdańsku, dostawcy urządzeń biurowych: – Dla osób, które nie posiadają wiedzy technicznej i nie chcą tracić czasu na studiowanie specyfikacji, najważniejszą wskazówką przy wyborze MFP jest miesięczny wolumen kopiowania (druku). Producenci podają wartość minimalną i maksymalną. Rozbieżność między nimi może być naprawdę znaczna, na przykład dla urządzenia Konica Minolta Bizhub C658 będzie to odpowiednio 33000 i 200000 stron na miesiąc. Przy założeniu, że maszyna jest dostępna tylko w godzinach pracy biura, czyli przez około 160 godzin w miesiącu, to optymalne obłożenie drukiem oznacza druk ponad 3 strony, a maksymalne ponad 20 stron na każdą minutę pracy. Wystarczy oszacować średnie miesięczne potrzeby druku w firmie i wybrać urządzenie o zbliżonej wartości optymalnego miesięcznego wolumenu drukowania. Jeżeli wartość średniego zapotrzebowania będzie bliska maksymalnemu miesięcznemu wolumenowi drukowania konkretnego urządzenia, to może ono nie obsłużyć okresowych wzrostów obłożenia drukiem.

Określenie zapotrzebowania na druk pozwala zawęzić zbiór maszyn, spośród których wybierzesz optymalny model do zakupu, leasingu lub wynajmu. Jednak nie jest to jedyny ważny wskaźnik. Przed podjęciem ostatecznej decyzji uwzględnij następujące zmienne:

  • obsługiwane formaty papieru – kluczowy jest wybór pomiędzy urządzeniami A4 i A3, który znacząco wpływa na cenę zakupu MFP – dobrej klasy urządzenia obsługują formaty predefiniowane (standardowe), lecz pozwalają też określać własne wymiary papieru, a często są wyposażone również w opcję druku banerowego,
  • gramatura papieru – przed zakupem warto sprawdzić, jakiej gramatury papier obsługuje urządzenie, uwzględniając też maksymalną gramaturę papieru nadającego się do druku w dupleksie (automatyczny druk dwustronny),
  • kolor druku – choć może się to wydawać oczywistością, to zakup urządzenia drukującego w kolorze nie jest oczywistością: jeżeli możesz wyeliminować lub ograniczyć do minimum druk w kolorze, a jednocześnie zależy Ci na maksymalnej wydajności, to optymalnym wyborem będzie wydajny czarno-biały MFP klasy biznes,
  • rozdzielczość skanowania/drukowania – do obsługi dokumentów wystarczy rozdzielczość 300 dpi, natomiast druk fotografii czy projektów graficznych wymaga rozdzielczości minimalnej 600×600 dpi, a najlepiej 1200×1200 dpi i większej, 
  • obsługiwane formaty plików – dotyczy formatów plików, do których urządzenie może zapisać skanowane dokumenty oraz formatów plików, które może wydrukować, w tym także wydrukować bezpośrednio, bez ich otwierania w odpowiednim programie do edycji.

Omówiliśmy tylko najważniejsze, najbardziej oczywiste kryteria wyboru biurowego urządzenia wielofunkcyjnego. Zmiennych, które mogą okazać się istotne, jest znacznie więcej. Wszystko zależy od tego, jakie są Twoje potrzeby. Dlatego podstawą optymalnego wyboru MFP jest dokładne określenie zapotrzebowania na druk, skanowanie i kopiowanie w Twojej firmie.

Artykuł sponsorowany