Какво да търсите при избора на офис многофункционална машина?

какво да вземете предвид при избора на многофункционално устройство за офиса

Многофункционалните устройства за офиси се предлагат в голямо разнообразие от марки и видове. Групата, известна на английски като Multi-Function Printer (MFP), включва евтино пазарно оборудване и машини, които напълно заслужават името на мобилни центрове за създаване и управление на фирмени документи. Съветваме ви на какво да обърнете специално внимание, за да изберете оптималното МФУ.

Преди да започнете да избирате многофункционални устройства за офиса, разберете какви възможности предлагат МФУ. Благодарение на това вие не само ще можете да изберете най-добрия за вашите нужди многофункционални копирни машини, но също така няма да плащате повече за оборудване, което може никога да не използвате.

Какви са възможностите на едно офис MFP?

Всеки съвременен MFP е машина, която изпълнява задачите по отпечатване, копиране, сканиране и изпращане на документи по факс. Също така си струва да се вземат предвид специфичните функции на устройството и възможността за неговото разширяване с допълнителни тави за хартия и приемни тави. Те значително разширяват възможностите на МФУ. Например многофункционалните копирни машини от висок клас предлагат основни тави с капацитет от няколкостотин листа – до няколко хиляди листа при надграждане. За размера на тавите трябва да бъдат избрани подходящи приемници за печат. 

Важна част от всяка голяма многофункционална копирна машина са финишери, т.е. специални модули, които позволяват довършване на документи. Може да бъде щанцоване, телбод или сгъване на готови щампи. МФУ могат също така да подредят правилно страниците на документите за изработване на брошури или да отделят (сортиране на смени) партида отпечатъци.

Друга група функции на MFP е софтуер за управление на документи. Основният проблем е възможността за създаване на пощенски кутии за потребители. Те позволяват, между другото съхранява задания за печат, сканиране, копиране и факс за конкретни документи. В резултат на това обработката на документи като ценоразписи или често използвани формуляри се ускорява значително. Потребителската кутия също е лесна за изпращане и споделяне, както и за визуализация и мобилен печат на документи от нивото на уеб браузър или приложение за смартфон.

Многофункционалните устройства имат ефективни механизми за контрол на достъпа. Идентификацията на оторизирани потребители (автентификация) може да се извърши чрез парола, специална карта или въз основа на проверка на пръстов отпечатък. Всеки от тях има индивидуални специфични права за достъп.

Те са важен въпрос еко функции на многофункционални устройства, т.е. контролиране на времето за сън по такъв начин, че да се приспособи към действителното работно време. Някои многофункционални устройства могат да сканират документи, без да загряват принтера или да ограничават подсветката на контролния панел, когато това не е необходимо.

Това са само най-важните групи функции, предлагани от MFP устройствата. Тяхната практическа полезност зависи от качеството, бързината и надеждността на изпълнение на отделните задачи.

Как да изберем параметрите на многофункционално устройство?

Има съществени разлики, които трябва да вземете предвид при закупуване на многофункционални устройства за вашия офис са в конкретните работни параметри. На какво трябва да обърнете внимание, съветва представителят на компанията DKS в Гданск, доставчици на офис оборудване: - За хора, които нямат технически познания и не искат да губят време в изучаване на спецификациите, най-важният ориентир при избора на MFP е месечният обем на копие (отпечатване). Производителите предоставят минимална и максимална стойност. Несъответствието между тях може да бъде наистина значително, например за Konica Minolta Bizhub C658 ще бъде съответно 33000 200000 и 160 3 страници на месец. Ако приемем, че машината е налична само в работно време, тоест за около 20 часа месечно, оптималното покритие на печат означава отпечатване на над XNUMX страници, а максималното над XNUMX страници на минута работа. Достатъчно е да прецените средните месечни нужди от печат във фирмата и да изберете устройство с подобна стойност на оптималния месечен обем на печат. Ако стойността на средното търсене е близка до максималния месечен обем на печат на определено устройство, то може да не е в състояние да се справи с периодичните увеличения на натоварването на печат.

Определянето на търсенето на печат ви позволява да стесните набора от машини, от които можете да изберете оптималния модел за покупка, лизинг или отдаване под наем. Това обаче не е единственият важен показател. Преди да вземете окончателното си решение, помислете за следните променливи:

  • поддържани размери хартия - изборът между устройства A4 и A3 е ключов, което значително влияе върху покупната цена на MFP - устройствата от добър клас поддържат предварително дефинирани (стандартни) формати, но също така ви позволяват да зададете вашите собствени размери на хартията и често са оборудвани с опция за печат на банер,
  • тегло на хартията - преди да купите, си струва да проверите какво тегло хартия поддържа устройството, като се вземе предвид и максималното тегло на хартията, подходяща за двустранен печат (автоматичен двустранен печат),
  • цвят на печат - въпреки че може да изглежда очевидно, покупката на устройство за цветен печат не е очевидна: ако можете да премахнете или намалите цветния печат и в същото време искате максимална ефективност, тогава оптималният избор ще бъде ефективната черно-бяла бизнес класа МФУ,
  • резолюция за сканиране/печат - резолюция от 300 dpi е достатъчна за работа с документи, докато отпечатването на снимки или графични дизайни изисква минимална разделителна способност от 600 × 600 dpi и за предпочитане 1200 × 1200 dpi и по-висока, 
  • поддържани файлови формати - се отнася за файлови формати, в които устройството може да записва сканирани документи и файлови формати, които може да отпечата, включително директен печат, без да ги отваря в подходяща програма за редактиране.

Обхванахме само най-важните, най-очевидните критерии за избор на офис многофункционално устройство. Има още много променливи, които може да се окажат важни. Всичко зависи от това какви са вашите нужди. Следователно основата за оптимален избор на МФУ е точното определяне на нуждите от печат, сканиране и копиране във вашата компания.

Спонсорирана статия

Udostępnij

Вижте също
лого на oxary
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore